El 28 de diciembre de 2016, la Superintendencia de Sociedades, por medio del oficio número 220-252836, emitió un concepto en el cual aclara su posición respecto a la obligación del comerciante de conservar ciertos correos electrónicos por un período de diez años (10).
Allí, la mencionada Superintendencia indica que el concepto de “papeles del comerciante” abarca los libros de contabilidad, actas de asamblea o junta de socios, registro de acciones, el libro de navegación o bitácora, el libro de campana u órdenes a las máquinas, entre otros. Además, establece también que son libros de comercio los necesarios para el complemento y entendimiento de los libros anteriormente enunciados, dentro de los cuales se encuentran los correos electrónicos que tengan relación con libros y papeles del comerciante. Así las cosas, los correos electrónicos que tengan relación con libros de contabilidad, actas de asamblea o junta de socios, registro de acciones, el libro de navegación o bitácora, el libro de campana u órdenes a las máquinas, entre otros, son papeles del comerciante.
Con relación a la obligación de conservar los papeles del comerciante, el artículo 28 de la ley 962 de 2005 y el articulo 60 del Código de Comercio estipulan que estos deben conservarse por un período de diez (10) años.
Por su parte, según lo establecido en el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, los liquidadores de sociedades comerciales deben conservar los papeles y libros del ente societario en trámite de liquidación por un periodo de (5) años.
En relación con lo anteriormente expuesto, la Superintendencia de Sociedades concluye que la obligación de conservar los correos electrónicos en las empresas por (10) o (5) años -según el caso- recae sobre aquellos correos electrónicos que contengan información relacionada con los libros y papeles del comerciante, es decir que la información que se encuentre plasmada en correos electrónicos y que sea de distinta naturaleza, no tendrá que ser conservada.
De conformidad con lo establecido en los artículos 264 del Código General del Proceso y 70 del Código de Comercio, llevar los papeles del comerciante en debida forma constituye plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí. Así mismo, de no hacerlo, podría la Superintendencia de Sociedades, en uso de las facultades que le brinda el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, interponer sanciones o multas de hasta doscientos (200) salarios mínimos mensuales legales vigentes a quienes incumplan sus órdenes.
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Circular – Obligación de conservar ciertos correos electrónicos por 5 o 10 años
IGNACIO SANÍN BERNAL & CÍA. ABOGADOS
