Circular 10-12-2021
Desde el año 2016 la ley panameña reguló, para las personas jurídicas (sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada y fundaciones de interés privado), la obligación de llevar registros contables y mantener documentación de respaldo por un período mínimo de 5 años (Ley 52 de 2016).
Recientemente, dicha ley fue modificada mediante la Ley 254 del 11 de noviembre de 2021, en la cual se regularon requisitos adicionales relacionados con los registros contables de las personas jurídicas incorporadas en Panamá. A continuación, se exponen los aspectos más relevantes de dicha modificación:
- Se crea la obligación de que los registros contables de las personas jurídicas panameñas sean entregados anualmente al agente residente, a más tardar el 30 de abril de cada año.
- Estos registros contables tendrán como corte el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. En ese sentido, los registros de cierre al 31 de diciembre de 2021, deben entregarse a más tardar el 30 de abril de 2022.
- Los registros deben entregarse en original o copia para custodia del agente residente, quien deberá conservarlos de manera confidencial.
- Es importante precisar que la información a entregar está determinada por el tipo de actividad de la persona jurídica, así:
- Las personas jurídicas que se dediquen exclusivamente a ser tenedoras de activos, tales como inmuebles, acciones, cuotas de participación, cuentas bancarias y/o cuentas de inversión, entre otros, deberán entregar como registros contables documentos que reflejen el valor de los activos, los ingresos que generan dichos activos y los pasivos relativos a dichos activos.
- Las personas jurídicas que realicen actos de comercio fuera de la República de Panamá deben entregar un libro diario y un mayor.
- Por su parte, las personas jurídicas que se dediquen a la compraventa de títulos de crédito y valores de carácter público o privado, para lucrarse en su reventa o por cualquier otro medio de especulación mercantil, deben entregar el estado de cuenta del custodio o el balance general de la persona jurídica.
5. En los casos en los cuales los registros contables originales sean mantenidos por fuera de las oficinas del agente residente, la persona jurídica está obligada a informar, anualmente y por escrito al agente residente el nombre y los datos de contacto de la persona que mantiene los registros contables originales y la documentación de respaldo bajo su custodia, al igual que la dirección física donde estos están.
6. El incumplimiento de estas obligaciones podría generar a la persona jurídica las siguientes sanciones:
- Multas de US$5.000 a US$1.000.000.
- La suspensión de los derechos corporativos de la persona jurídica.
- La imposibilidad de inscribir cualquier tipo de documento en el Registro Público y obtener certificados emitidos por dicho Registro.
- Además, el agente residente está obligado a renunciar a su calidad de tal, respecto a la persona jurídica que incumpla con esta obligación.
Nuestra Firma está a su disposición para ayudarle a cumplir con estas obligaciones. En caso de que requiera de nuestra asistencia en este tema, contáctenos al correo angela.hoyos@isanin.com.co o al teléfono 604-2683434, en Medellín.
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IGNACIO SANÍN BERNAL & CÍA. ABOGADOS
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